「ご依頼ありがとうございます！」
↓
DMでやり取り開始
↓
1週間後
↓
「ちなみに背景透過ですよね？」
↓
「えっ？」
この流れ、見覚えはありませんか。
SNS経由の依頼は手軽です。DMを開けばすぐに相談できるし、依頼する側も気軽に連絡できます。
ただし、DMは連絡ツールであって案件管理ツールではありません。
依頼件数が増えるほど、DMだけで案件を管理するのは危険になっていきます。
この記事では、DM管理で起きがちなトラブルと、その対策について紹介します。
DMだけで案件管理すると何が危険なのか
必要な情報が後から消える
DMは会話形式です。
依頼者が最初に送ってくれた情報が、数十往復後には遥か上空へ飛んでいきます。
探そうと思えば探せます。
でも探したくありません。
人類はスクロールのために進化してきたわけではないからです。
実際によくあるのが次のようなケースです。
- サイズ指定が見つからない
- 納期の話がどこにあるかわからない
- 商用利用の確認をしたか忘れた
- 参考画像が流れてしまった
- 修正回数の話が埋もれた
案件が1件なら何とか覚えていられます。
しかし3件、5件、10件と並行し始めると記憶力だけで戦うのは無理があります。
依頼者と認識がズレる
DMで最も怖いのは認識違いです。
たとえば依頼者は「SNSアイコン用途」と思っていたのに、実際はグッズ販売にも使われる予定だった。
あるいは「背景は単色」と思っていたら、依頼者は「簡単な風景付き」を想定していた。
こうした認識違いは、ほとんどの場合悪意ではありません。
単純に確認漏れです。
そして確認漏れは、DM管理だと非常に起きやすいのです。
案件ごとの情報整理ができない
DMは人単位で管理されます。
案件単位ではありません。
そのため、こんな状況が発生します。
- 前回の依頼情報と今回の依頼情報が混ざる
- 過去案件の修正内容が残っている
- どの案件の話かわからなくなる
- 納品済み案件が延々と同じスレッドに存在する
もはや案件管理というより発掘作業です。
考古学者の気分は味わえますが、仕事は進みません。
実際によくあるDM依頼トラブル
「聞いてない」が発生する
案件トラブルの定番です。
- 聞いてない納期
- 聞いてない用途
- 聞いてない修正
- 聞いてない追加キャラクター
- 聞いてない商用利用
そして双方がDMを遡り始めます。
結果として、
「たぶんこの辺で話してたと思うんですが……」
という極めて平和的かつ不毛な会議が始まります。
見積もりが毎回ブレる
ヒアリング項目が決まっていないと、案件ごとに取得する情報が変わります。
すると見積もり基準も曖昧になります。
後から作業量が増えて、
「この料金で受けるんじゃなかった……」
となるケースも少なくありません。
依頼受付がストレスになる
本来、創作活動に集中したいはずなのに、
- 情報を聞く
- 不足を確認する
- 追加質問する
- また不足する
- さらに質問する
を繰り返していると、依頼受付だけでかなりの時間が消えます。
気づけば描いている時間より質問している時間のほうが長い、なんてことも。
解決策は「最初に情報をまとめて受け取ること」
DMを完全になくす必要はありません。
問題なのは、案件情報そのものをDMで管理していることです。
理想は、
- ヒアリングシートで情報を収集
- 内容を確認
- 必要なやり取りだけDMで行う
という流れです。
これだけで抜け漏れはかなり減ります。
ヒアリングシートで確認したい項目例
- 依頼内容
- 使用用途
- 希望納期
- サイズ
- 商用利用の有無
- 参考資料
- 修正回数
- 予算
最初から必要情報が揃っていれば、見積もりも作業計画も立てやすくなります。
ヒアリングシートを作るならSheetoという選択肢
とはいえ、
「Googleフォームをイチから作るのは面倒」
「毎回コピペするのも面倒」
という人も多いと思います。
そんなときに使えるのがSheetoです。
Sheetoは、依頼受付用のヒアリングシートを簡単に作成できるサービスです。
依頼時に必要な項目をまとめておくことで、
- 確認漏れを減らせる
- 認識違いを防げる
- 見積もりしやすくなる
- 案件管理が楽になる
というメリットがあります。
もちろんDMはそのまま使えます。
ただ、DMが「案件管理ツール」から「連絡ツール」に戻るだけです。
それだけでかなり快適になります。
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まとめ
DMだけで案件管理を続けると、
- 情報が埋もれる
- 認識違いが起きる
- 見積もりが不安定になる
- 案件数が増えるほど管理が苦しくなる
という問題が発生します。
依頼件数が増える前に、情報収集の仕組みを整えておくことは非常に重要です。
もし最近、
「どこで聞いたっけ？」
「それ言われてたっけ？」
「この案件の納期いつだっけ？」
という独り言が増えているなら、DM管理の限界が近いサインかもしれません。
未来の自分が過去のDMを発掘しなくて済むように、ヒアリングシートの導入を検討してみてください。